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如何策劃一場(chǎng)成功的展會(huì)？
2020-07-28一場(chǎng)成功的展會(huì)可以有效傳播企業(yè)的品牌、口碑等一系列信息，是展示企業(yè)綜合實(shí)力的一種社交活動(dòng)。那么如何才能策劃出一場(chǎng)成功的展會(huì)呢？
要策劃一場(chǎng)成功的展會(huì)，首先要明白其類型和規(guī)模。從類型上看，展會(huì)包括展銷會(huì)、博覽會(huì)、節(jié)慶活動(dòng)、大型會(huì)議等；從規(guī)模上看，展會(huì)也有大小型之分。通常來說，大型活動(dòng)是由專業(yè)的展覽機(jī)構(gòu)來舉辦，參展者可以通過報(bào)名、繳費(fèi)租用展位的方式來參展，比如地區(qū)性的展覽會(huì)；而小型展覽一般是由企業(yè)自身創(chuàng)辦，主要功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神。對(duì)于企業(yè)來說，策劃參展以小型為主。相關(guān)運(yùn)作程序如下：
1、整合資源，提煉展會(huì)賣點(diǎn)。
策劃展會(huì)之前，應(yīng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面了解，包括企業(yè)性質(zhì)、主要業(yè)務(wù)、發(fā)展歷史、品牌文化、產(chǎn)品類型、主要成就等。理清企業(yè)對(duì)于所要開展活動(dòng)的想法與需求。而后進(jìn)行相關(guān)資源的整合，包括內(nèi)部能夠提供的人力物力執(zhí)行力資源、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的相關(guān)信息、展會(huì)所需達(dá)到的廣度和范圍等。一般來說，了解企業(yè)后就可以從各種資源材料中提煉出，企業(yè)在市場(chǎng)上所擁有的差異化特點(diǎn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，以及目標(biāo)人群的需求和喜好，通過推導(dǎo)、逆勢(shì)等方式得出消費(fèi)者感興趣的要點(diǎn)。這些要點(diǎn)既可以作為展覽定位和主題的重要參考，同時(shí)也可以在展覽中作為精彩的點(diǎn)吸引觀眾的目光。
2、確定展會(huì)定位和主題，做好規(guī)劃。
根據(jù)已有的資源分析，確定企業(yè)對(duì)展會(huì)的定位。比如以何種形式和流程來展開活動(dòng)，然后通過某些平臺(tái)或載體將其表現(xiàn)出來。而且每一場(chǎng)展會(huì)都應(yīng)該有明確的主題，從中提煉出賣點(diǎn)，突出品牌亮點(diǎn)和特色，或是和熱門時(shí)事相結(jié)合，獲得熱度與關(guān)注；或是結(jié)合流行元素，突出創(chuàng)意，讓展覽更具有獨(dú)特性和吸引力。主題擬定后，應(yīng)以此為核心展開對(duì)具體內(nèi)容、形式、持續(xù)時(shí)間、傳播方式、具體流程等細(xì)分項(xiàng)目的策劃和確定，并落實(shí)參展經(jīng)費(fèi)，做出相應(yīng)方案。
3、搜集展品，對(duì)展品進(jìn)行編號(hào)、陳列。
準(zhǔn)備與展會(huì)相關(guān)的物料以及展出所需的展品，確定之后進(jìn)行復(fù)制，按照策劃對(duì)其進(jìn)行陳列和編號(hào)，以更好地進(jìn)行跟蹤和監(jiān)測(cè)。
4、活動(dòng)宣傳，布置展會(huì)會(huì)場(chǎng)。
布置會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行活動(dòng)宣傳。不過需要注意的是，宣傳時(shí)間要得當(dāng)，不能過早也不能太晚，因?yàn)椴煌瑫r(shí)間進(jìn)行推廣，效果是不一樣的。在前期宣傳過程中，不僅要按照活動(dòng)范圍和廣度、展品的陳列進(jìn)行布置，還要與燈光、音響、美術(shù)等相關(guān)的重要工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，并測(cè)試展示效果。中期宣傳是在展會(huì)開始后通過多種廣告?zhèn)鞑シ绞降慕M合來吸引參觀者并在其心中留下深刻印象。而后期則是在活動(dòng)結(jié)束后需進(jìn)行一段時(shí)間內(nèi)的維持展會(huì)的宣傳，常見的有軟文報(bào)道、客戶走訪等形式。其主要目的是在大眾心中進(jìn)一步樹立企業(yè)形象，并建立品牌信任感和忠誠(chéng)度，讓體驗(yàn)過的參觀者對(duì)品牌產(chǎn)生更為深刻、積極的認(rèn)識(shí)。
5、活動(dòng)執(zhí)行，組織好展會(huì)開幕式。
嚴(yán)格按照策劃方案進(jìn)行活動(dòng)，無論是會(huì)前準(zhǔn)備、中期控場(chǎng)、還是會(huì)后安排都需要盡可能面面俱到，一絲不茍。同時(shí)，除了各個(gè)流程和環(huán)節(jié)之外，在實(shí)際的活動(dòng)中，策劃者也應(yīng)該考慮到觀展人群的流動(dòng)路線，確保觀眾有良好的參展體驗(yàn)。展會(huì)開幕式，是整個(gè)展會(huì)主題的總領(lǐng)性概括，同時(shí)也可以看做是宣傳的一部分，可以讓大眾在參觀前對(duì)其產(chǎn)生一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)和期待。同時(shí)，除了向大眾發(fā)出邀請(qǐng)外，還可以邀請(qǐng)重的嘉賓人物、媒體等，可以進(jìn)一步擴(kuò)大活動(dòng)的權(quán)威性和知名度，在展會(huì)期間應(yīng)主動(dòng)熱情地為其進(jìn)行分析講解。
6、準(zhǔn)備風(fēng)控方案，以防意外情況。
具有一定影響力的企業(yè)舉辦專業(yè)性比較強(qiáng)的展會(huì)時(shí)，在活動(dòng)宣傳過程中企業(yè)可以為贊助者提供一些廣告位、冠名權(quán)等利益，通過有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的交換，達(dá)到互利共贏。此外，企業(yè)的每一次展會(huì)活動(dòng)都存在著失敗的風(fēng)險(xiǎn)，所以在參展過程中策劃者在活動(dòng)前要準(zhǔn)備好風(fēng)險(xiǎn)控制方案，以備不時(shí)之需。
7、活動(dòng)結(jié)束后對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估。
活動(dòng)結(jié)束后，除后續(xù)宣傳外，應(yīng)對(duì)展會(huì)效果進(jìn)行跟進(jìn)，了解參觀者的體驗(yàn)感受，積極獲取專業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋（比如問卷調(diào)查）。將反饋進(jìn)量化分析，對(duì)整個(gè)活動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)和不足進(jìn)行評(píng)估與分析，為之后活動(dòng)提供更多的參考經(jīng)驗(yàn)，不斷提升策劃水平。此外，如果是長(zhǎng)期展會(huì)，則需要不斷地補(bǔ)充新的內(nèi)容，使之適應(yīng)不同階段公眾的參觀需求，并及時(shí)反映企業(yè)的發(fā)展和成果。
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